Privacybeleid
1. Preambule
Dit privacybeleid beschrijft hoe UTOPYA de persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, bewaart en beschermt van natuurlijke personen die met de onderneming in contact treden in het kader van haar activiteit: de verkoop van onderdelen en accessoires voor mobiele telefonie aan professionals.
Aangezien de website UTOPYA.FR uitsluitend voorbehouden is aan professionals, heeft het merendeel van de verzamelde gegevens betrekking op de rechtspersoon die wil bestellen (handelsnaam, SIRET-nummer, bedrijfsadres enz.) en vormt het in dat opzicht geen persoonsgegevens in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming. Bepaalde gegevens van natuurlijke personen die namens die entiteiten handelen (naam, voornaam, professioneel e-mailadres, professioneel telefoonnummer) worden niettemin verwerkt en vallen onder dit beleid.
2. Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke voor de via de website UTOPYA.FR verzamelde persoonsgegevens is:
UTOPYA SAS, vereenvoudigde naamloze vennootschap met een maatschappelijk kapitaal van € 100.000. Maatschappelijke zetel: 54/56 avenue Hoche, 75008 Parijs. Handelsregister van Parijs 791 460 660. Vertegenwoordigd door haar Voorzitter, de heer Aldric Meneghel.
3. Functionaris voor gegevensbescherming
Voor elke vraag over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten kunt u contact opnemen met:
Dyaa Amer, UTOPYA — 54/56 avenue Hoche, 75008 Parijs. E-mail: support@utopya.fr
4. Verzamelde gegevens
In het kader van uw commerciële relatie met UTOPYA kunnen wij de volgende categorieën gegevens verzamelen:
- Identificatiegegevens van de professionele contactpersoon: naam, voornaam, functie
- Professionele contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer, postadres
- Gegevens over uw onderneming: handelsnaam, rechtsvorm, SIREN/SIRET-nummer, intracommunautair btw-nummer, adres van de maatschappelijke zetel, NAF/APE-code
- Bestel- en factuurgegevens: bestelgeschiedenis, facturen, betaalmethoden en -gegevens (volledige bankgegevens passeren niet via onze servers en worden rechtstreeks door onze betaaldienstverleners verwerkt)
- Verbindingsgegevens: login en versleuteld wachtwoord, IP-adres, datum en tijdstip van inloggen
- Gegevens uit uw contacten met onze teams: inhoud van supporttickets, e-mailuitwisselingen, offerteaanvragen
Deze gegevens worden rechtstreeks bij u verzameld, met uitzondering van de gegevens over de juridische situatie van uw onderneming (bestaan, doorhaling, wijzigingen), die wij periodiek controleren in de Sirene-databank van het INSEE.
5. Doeleinden en rechtsgronden
Uw gegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:
| Doeleinde | Rechtsgrond |
|---|---|
| Controle van uw professionele status en van het juridische bestaan van uw onderneming | Gerechtvaardigd belang |
| Aanmaak en beheer van uw klantaccount | Uitvoering van de overeenkomst |
| Verwerking van uw bestellingen, facturatie, levering | Uitvoering van de overeenkomst |
| Beheer van de dienst na verkoop en de garanties | Uitvoering van de overeenkomst |
| Boekhouding en bewaring van facturen | Wettelijke verplichting (Frans Wetboek van Koophandel, Algemeen Belastingwetboek) |
| Verzending van commerciële berichten aan onze klanten | Gerechtvaardigd belang |
| Verzending van nieuwsbrieven en commerciële berichten aan prospects | Toestemming |
| Publieksmeting en verbetering van de website | Toestemming |
| Fraudepreventie en beveiliging van de website | Gerechtvaardigd belang |
| Beheer van eventuele geschillen | Gerechtvaardigd belang |
6. Ontvangers van de gegevens
Uw gegevens zijn toegankelijk voor de gemachtigde personen binnen de interne diensten van UTOPYA (klantenservice, salesafdeling, boekhouding, directie, technisch team).
Zij kunnen ook worden meegedeeld aan verwerkers die voor rekening van UTOPYA handelen, strikt binnen de hierboven beschreven doeleinden:
- Hosting van de website en IT-dienstverleners
- E-mailoplossing: Brevo
- Betaaldienstverleners: Stripe en PayPal
- Google-tools: Google Workspace, Google Analytics
- Oplossing voor het beheer van cookietoestemming: Axeptio
- Boekhoudkantoor en bedrijfsrevisoren
- Vervoerders (voor de levering van uw bestellingen)
Elk van deze verwerkers is contractueel verplicht de toepasselijke verplichtingen inzake gegevensbescherming na te leven en de gegevens uitsluitend volgens de instructies van UTOPYA te verwerken.
7. Doorgifte van gegevens buiten de Europese Unie
Aangezien sommige van onze verwerkers buiten de Europese Unie zijn gevestigd, met name in de Verenigde Staten, kunnen uw gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven. Deze doorgiften zijn omkaderd door de passende waarborgen van de artikelen 45 en 46 van de AVG:
- Google LLC (Google Workspace, Google Analytics): Data Privacy Framework en modelcontractbepalingen van de Europese Commissie
- Stripe en PayPal: modelcontractbepalingen en PCI-DSS-certificering
Onze dienstverleners Brevo en Axeptio zijn zelf in de Europese Unie gevestigd en hosten uw gegevens op servers binnen de Europese Economische Ruimte.
U kunt een kopie van de toegepaste waarborgen verkrijgen door onze functionaris te contacteren op het in punt 3 vermelde adres.
8. Bewaartermijnen
UTOPYA hanteert een bewaarbeleid dat in overeenstemming is met de aanbevelingen van de CNIL en met de geldende wettelijke verplichtingen.
8.1 Actieve klantaccount
Uw klantaccount blijft actief zolang u ten minste één bestelling plaatst binnen een voortschrijdende periode van 24 maanden. Enkel de datum van uw laatste betaalde bestelling telt mee om de activiteit van uw account te beoordelen; surfen op de site of inloggen in uw klantenzone vormt op zich geen commerciële activiteit in de zin van deze paragraaf.
8.2 Inactieve klantaccount
Na 22 maanden zonder bestelling ontvangt u een eerste e-mail die u informeert over de nakende sluiting van uw account. Na 23 maanden volgt een herinnering. Zonder nieuwe bestelling binnen de twee maanden na de eerste kennisgeving wordt uw account na 24 maanden definitief gesloten.
Deze sluiting wordt uitgesteld als er nog een verrichting loopt op uw account: een bestelling in verwerking, een lopend supportticket, een offerte binnen haar geldigheidsduur, of een geschil of openstaand bedrag in behandeling.
8.3 Facturen en boekhoudkundige documenten
Facturen en boekhoudkundige documenten worden 10 jaar bewaard vanaf de afsluiting van het boekjaar, overeenkomstig artikel L123-22 van het Frans Wetboek van Koophandel. Deze wettelijke verplichting geldt ook na de sluiting van uw klantaccount. Gedurende die hele periode blijven uw eerdere facturen beschikbaar op eenvoudig verzoek aan onze functionaris.
8.4 Andere termijnen
- Contract- en bestelgegevens: 5 jaar vanaf het einde van de uitvoering van de overeenkomst, overeenkomstig artikel L110-4 van het Frans Wetboek van Koophandel
- Gegevens voor commerciële prospectie: 3 jaar vanaf uw laatste contact (een bestelling, een informatieaanvraag, een reactie op een verzoek — het louter openen van een e-mail geldt niet als contact)
- Verbindingsgegevens en technische logbestanden: 12 maanden
- Cookies voor publieksmeting: maximaal 13 maanden
- Gegevens met betrekking tot een geschil: de duur van de procedure, vermeerderd met 5 jaar na afloop ervan
Na afloop van de vermelde termijnen worden de gegevens definitief gewist of onomkeerbaar geanonimiseerd.
9. Controle van de juridische situatie van uw onderneming
UTOPYA voert wekelijks een geautomatiseerde controle uit van de situatie van uw onderneming via de Sirene-databank van het INSEE. Zo kunnen doorhalingen, wijzigingen of stopzettingen van activiteit worden opgespoord.
Wordt een doorhaling vastgesteld, dan wordt u na een manuele controle door een lid van ons team verwittigd op het e-mailadres van uw account. Zonder antwoord binnen 30 dagen, of bij bevestiging van de stopzetting van de activiteit, wordt uw account definitief gesloten.
Overeenkomstig onze algemene verkoopvoorwaarden dient u UTOPYA binnen 48 uur op de hoogte te brengen van elke wijziging in de registratie of de juridische situatie van uw onderneming (wijziging van SIREN-nummer, handelsnaam, rechtsvorm, maatschappelijke zetel, wettelijke vertegenwoordiger, of stopzetting van de activiteit).
10. Geautomatiseerde besluiten
Er wordt geen enkel besluit met rechtsgevolgen voor u of dat u in aanzienlijke mate treft, uitsluitend geautomatiseerd genomen. Het sluiten van een account, of dat nu volgt uit langdurige inactiviteit dan wel uit doorhaling in het handelsregister, wordt stelselmatig vooraf gevalideerd door een gemachtigde medewerker van UTOPYA, overeenkomstig artikel 22 van de AVG.
11. Definitief karakter van de sluiting van de account
Om redenen van compliance en veiligheid is de sluiting van een klantaccount definitief en onomkeerbaar. Hervat u later uw commerciële activiteit met UTOPYA, dan moet een nieuwe klantaccount worden aangemaakt. Uw eerdere facturen worden niettemin gedurende de wettelijke termijn van 10 jaar bewaard en kunnen u op eenvoudig verzoek aan onze functionaris worden bezorgd.
12. Uw rechten
Overeenkomstig de artikelen 15 tot 22 van de AVG en de bepalingen van de Franse wet "Informatique et Libertés" beschikt u te allen tijde over de volgende rechten:
- Recht op inzage: de mededeling verkrijgen van de gegevens die op u betrekking hebben
- Recht op rectificatie: onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren
- Recht op wissing: de verwijdering van uw gegevens vragen, onder voorbehoud van de wettelijke bewaarplichten die op UTOPYA rusten
- Recht op beperking van de verwerking
- Recht op overdraagbaarheid: uw gegevens ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat
- Recht van bezwaar, met name tegen verwerking voor commerciële prospectie (elke verzending bevat een afmeldlink)
- Recht om uw toestemming in te trekken op elk moment, voor de verwerkingen die daarop berusten
- Recht om richtlijnen na overlijden vast te leggen over de bewaring, de wissing en de mededeling van uw gegevens na uw overlijden
Om deze rechten uit te oefenen, contacteert u onze functionaris via support@utopya.fr.
Wij verbinden ons ertoe uw verzoek binnen één maand te beantwoorden, verlengbaar met twee bijkomende maanden bij een complex verzoek of bij een groot aantal verzoeken. Voor elk verzoek kan een identiteitsbewijs worden gevraagd om de verzoeker te identificeren.
U heeft eveneens het recht een klacht in te dienen bij de Franse gegevensbeschermingsautoriteit (CNIL):
CNIL — 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 — www.cnil.fr
13. Cookies
De website UTOPYA.FR gebruikt twee categorieën cookies:
- Strikt noodzakelijke cookies voor de werking van de website (beheer van de sessie, de winkelwagen, beveiliging, taalvoorkeuren). Deze cookies zijn vrijgesteld van toestemming en kunnen niet worden uitgeschakeld zonder de normale werking van de site te verhinderen.
- Cookies voor publieksmeting en prestaties (met name Google Analytics). Deze cookies worden pas geplaatst na het verkrijgen van uw voorafgaande toestemming.
Het beheer van uw toestemming gebeurt via onze dienstverlener Axeptio. Bij uw eerste bezoek kunt u via een banner elke categorie niet-essentiële cookies aanvaarden of weigeren. U kunt uw voorkeuren op elk moment wijzigen via de knop "Mijn cookies beheren" onderaan de pagina.
De levensduur van deze cookies bedraagt maximaal 13 maanden.
14. Beveiliging van de gegevens
UTOPYA neemt alle passende technische en organisatorische maatregelen om de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen, met name om te voorkomen dat ze worden beschadigd, verloren gaan, worden ontvreemd of dat onbevoegde derden er toegang toe krijgen.
Bij een beveiligingsincident dat uw persoonsgegevens treft, verbindt UTOPYA zich ertoe haar meldingsplichten na te leven, met name aan de CNIL binnen de termijn van 72 uur van artikel 33 van de AVG, en aan de betrokkenen wanneer de situatie dat vereist.
15. Wijzigingen van het beleid
Dit beleid kan te allen tijde worden gewijzigd om rekening te houden met wetgevende, regelgevende of praktische ontwikkelingen bij UTOPYA. De datum van de laatste bijwerking staat bovenaan dit document.
Elke wezenlijke wijziging wordt u per e-mail of via een bericht op de website meegedeeld.
